Les logiciels de propositions électroniques : le guide

Faites-vous encore vos propositions sur papier et à la main? Utilisez-vous des outils comme Word pour créer vos contrats? Si oui, je vous annonce que nous sommes maintenant en 2019 et qu’il existe des logiciels de propositions électroniques très performants et facile d’utilisation qui vous feront gagner un temps incroyable et surtout, augmentera la qualité de l’expérience client (UX) de votre entreprise.

Si vous utilisez déjà des logiciels de propositions électroniques, savez-vous qu’il est possible de les synchroniser avec vos CRM? L’avantage? Vous faire sauver encore plus de temps et être ultra performant!

En général, créer une proposition pour un client prend entre 10 et 25 minutes. Parfois beaucoup plus. Mais focalisons sur la moyenne qui est à 18 minutes.

Les représentants en toitures peuvent envoyer jusqu’à 8 propositions par jour. Dans les solutions numériques, nous en envoyons en moyenne deux propositions par jour. Si je fais un petit calcul rapide à 3 propositions par jour X 18 minutes, ça donne 56 minutes chaque jour.

Un vendeur moyen prends environ une heure à chaque jour minimum pour faire la rédaction et la création de ses propositions. Avec un outil comme PandaDoc, Proposify ou Better Proposals, nous pouvons facilement réduire ça à 5 minutes. Si vous utilisez un CRM comme Pipedrive et qu’il est synchronisé avec PandaDoc, on parle plutôt de quelques secondes…

Vous pourriez sauver jusqu’à 45 minutes par jour par représentation grâce à cet incroyable outil numérique! C’est 10% d’une journée de travail normale!

Dans cet article, nous allons comparer 3 logiciels de propositions électroniques: PandaDoc, Proposify et Better Proposals. Mais tout d’abord, commençons par le commencement.

Qu’est-ce qu’un logiciel de propositions électroniques?

Un logiciel de propositions électroniques est un outil numérique accessible en ligne (Cloudbased) qui permet de créer des gabarits de propositions, de les personnaliser et de les envoyer à vos clients et prospects électroniquement.

Vos clients et prospects peuvent ainsi signer contrat en toute légalité et en un seul clique…mais ce n’est pas tout. Les logiciels de propositions électroniques vous permettent pour la plupart de savoir à quel moment la proposition a été ouverte, pendant combien de temps et quelles ont été les sections les plus consultées.

Vos clients peuvent aussi choisir des options et vous écrire des commentaires en ligne, ce qui vous permet de répondre à leur question avec une rapidité qui souvent, les déstabilisent complètement!

Certains d’entre eux, comme Proposify, offrent aux utilisateurs des « Pipelines ». Cela permet aux petites entreprises qui ne désirent pas investir dans un CRM pour l’instant, de pouvoir garder un certain contrôle et un certain suivi sur les propositions envoyées.

Maintenant, voici notre opinion sur 3 logiciels de propositions électroniques très populaires: PandaDoc, Proposify et Better Proposals.

Synchroniser CRM et propositions électroniques grâce à PandaDoc

Autrefois, le plus gros bug que je rencontrais lorsque j’utilisais un CRM était le fait que je devais soit transcrire les informations de mon CRM dans mon logiciel de proposition OU que le synchronisme (appelé Integration) entre le CRM et le logiciel de proposition était vraiment pas bon.

Au final, je perdais beaucoup de temps. Tout ça a changé depuis que j’ai intégré PandaDoc à Pipedrive CRM. Pourquoi? Parce que les entreprises PandaDoc et Pipedrive sont partenaires d’affaires.

En fait, l’équipe de PandaDoc a utilisé le CRM Pipedrive lors de leur recherche d’investisseurs, aussi appelé Serie A, à la hauteur de 5 millions USD. Ils ont réussi et considèrent qu’une grande partie de leur réussite est dût l’utilisation du CRM.

Le logiciel de propositions électroniques PandaDoc travaille depuis ce temps en étroite collaboration avec l’équipe Pipedrive CRM pour offrir une intégration « bilattérale » très robuste. Autrement dit, les informations de Pipedrive CRM peuvent se retrouver dans PandaDoc avait une très grande facilité, ce qui rend la création de propositions de PandaDoc super simples.

Étant donné que nous utilisons Pipedrive CRM, c’est certain que nous avons une forte préférence pour PandaDoc. Auparavant, comme vous pouvez voir dans les captures d’écrans plus haut, nous étions des utilisateurs de Proposify, et ça, depuis plus de 3 ans.

Un autre avantage super intéressant de PandaDoc est son tableau de bord ergonomique. Le tableau de bord permet d’avoir une vue d’ensemble très claire sur l’état des propositions.

Si vous n’avez pas de CRM et que vous vous demandez si votre entreprise est au stade d’implanter un CRM dans ses processus, je vous conseille de lire l’article suivant avant de prendre une décision concernant votre outil de propositions électroniques.

Proposify: parfait pour les entreprises qui n’ont pas de CRM

Proposify est parfait pour les travailleurs autonomes, les freelancers ou les entreprises qui n’ont pas de CRM au stade actuel. Son « CRM » intégré à même leur logiciel de propositions électroniques est très efficace si votre processus de vente est simple.

Le créateur de proposition est un « drag & drop », vous pouvez donc facilement créer vos gabarits sans trop de difficulté. Proposify a souvent des « bugs », mais le service client est très proactif. Si vous rencontrez un problème majeur, leur équipe va en général vous proposer de vous aider au téléphone ou en partage d’écran. C’est très rare de voir un service client aussi performant.

Si vous prenez la version « Grande », vous pourrez compter sur plusieurs intégrations intéressantes, comme Stripe, qui vous permet de collecter un dépôt à la signature de la proposition électronique. Vous pouvez aussi donner des permissions spécifiques à certains de vous utilisateurs.

Si par exemple vous avez un directeur des ventes, il pourrait avoir à valider chacune des propositions avant que vous puissiez l’envoyer à vos clients.

Malgré les déceptions que j’ai eu au fil du temps avec Proposify, je recommande tout de même le logiciel aux petites entreprises qui n’ont pas de CRM et les solopreneurs qui veulent faire des belles propositions et sauver du temps.

Better Proposals: un logiciel simple et efficace

Better Proposals se situe entre Proposify et PandaDoc. C’est le moins cher à 19$/utilisateurs, mais certaines de ses fonctionnalités peuvent faire en sorte que les entreprises plus avancées dans leur numérisation lui tournent le dos.

En fait, Better Proposal est uniquement un outil de proposition électronique, il n’y a donc pas de CRM intégré. Donc, pour avoir un système performant, il faut l’intégrer à un CRM!

Les intégrations sont souvent difficiles à faire ou limitées.

Donc à qui s’adresse Better Proposals? Soit aux entreprises qui désirent uniquement avoir un logiciel de propositions électroniques, abordables et qui est simple d’utilisation ou aux entreprises qui n’ont pas d’intégration complexe à faire entre leur CRM et leur proposition.

Par exemple, je recommande Better Proposal avec n’importe quel CRM pour une entreprise qui facture du temps ou qui n’a pas beaucoup de produits. Ou bien, si vos contrats sont simples et ne demandent pas beaucoup de « variables » provenant de votre CRM, Better Proposals peut parfaitement faire le travail.

Pour une entreprise de construction, une agence marketing, ou des IT, je suggère beaucoup plus PandaDoc.

Pour une petite agence de consultants, une entreprise dans l’entretien ménager, etc. vous serez satisfait de Better Proposals.

Lequel des logiciels de propositions électroniques devriez-vous choisir?

Tout dépend de vos besoins. Avant de vous recommander un logiciel de propositions électroniques spécifiques, nous devons établir vos besoins pour bien vous guider! L’investissement d’une consultation avec l’un de nos experts en outils numériques et en CRM pourrait bien vous faire sauver beaucoup de temps et d’argent!

Des questions? Écrivez-moi à carl@huddy.ca