Quelles sont les meilleures automatisations Ă  mettre en place?

Pour ceux qui dĂ©butent dans l’utilisation d’un CRM et des automatisations, savoir quelles sont les meilleures automatisations Ă  mettre en place dans son entreprise est un atout Ă  avoir en main au dĂ©part de la crĂ©ation de notre système.

Comme l’objectif des automatisations est d’ĂŞtre plus efficace et d’offrir une meilleure expĂ©rience utilisateur (UX) Ă  nos clients et prospects, ce guide vous permettra d’Ă©viter de tomber dans les pièges et surtout de sauver beaucoup de temps.

Comme bonus, il y a de très fortes chances que vos ventes et votre visibilité augmentent considérablement!

Combien de temps ça prend à mettre en place?

Pour les IT ou les agences numĂ©riques, il est Ă©vident que la mise en place automatisations prendra beaucoup moins de temps que pour les gars de la construction ou pour les entreprises qui ne sont pas impliquĂ©es directement dans l’utilisation d’outils numĂ©riques comme les CRM ou les SAAS.

Aussi, lorsqu’on comprend l’importance des CRM et des automatisations et Ă  quel point une seule entreprise peut faire 10X plus avec les mĂŞmes ressources au moment oĂą elle est automatisĂ©e, il est logique de vouloir continuer Ă  y mettre plus de temps!

En général, créer un système de base automatisé incluant les ventes et le marketing, cela peut prendre entre 100 et 150 heures pour des professionnels. Par exemple, créer le système de base chez Made by Huddy a nécessité 115 heures de travail.

Donc, pour une entreprise sans expĂ©rience qui aurait pris des formations en ligne ou des sĂ©minaires, on peut s’attendre Ă  devoir mettre un bon 200 Ă  300 heures pour la rĂ©alisation du projet d’automatisation. Si l’on planifie notre automatisation correctement et que l’on se fixe un Ă©chĂ©ancier de 6 mois pour y arriver, on parle d’environ 10 Ă  15 heures de travail par semaine.

Ces 10 Ă  15 heures de travail vont vous permettre d’en sauver des milliers d’autres au fil du temps mais surtout, de faire exploser vos ventes.

Depuis la mise en place de nos automatisations et de notre stratĂ©gie de contenu, nous recevons entre 3 et 6 leads par jour pour de l’implantation de CRM et de la consultation.

# 1 – L’automatisation de ses mĂ©dias sociaux

L’une des meilleures automatisations est dĂ©finitivement celle d’automatiser ses mĂ©dias sociaux grâce Ă  l’outil Manychat et leur « chatbots ». Pourquoi? Pour deux principales raisons :

  1. Automatiser ses mĂ©dias sociaux permettra Ă  votre entreprise d’offrir un meilleur service client, et donc, d’augmenter la rĂ©tention et les ventes.
  2. La facilité et la rapidité avec laquelle vous pouvez vous monter une base de données et une audience intéressante est incroyable.
Marketing automation

Pour automatiser Manychat, il suffit de quelques heures, généralement pas plus de 15 heures pour avoir un bon début.

Si vous êtes dans le domaine de la construction, vous pouvez préqualifier le client assez rapidement et même lui demander automatiquement des questions très pertinentes.

Par exemple:

  1. L’adresse du client
  2. Téléphone, nom et courriel
  3. Une photo de sa maison et des travaux à exécuter
  4. Est-ce qu’il a un budget en tĂŞte
  5. À quel moment le client désire faire faire ses travaux
Marketing automation

Donc, Ă  la base, vous pouvez faire de la collecte d’informations automatisĂ©es mais, bien entendu, vous pouvez automatiser beaucoup plus de choses que ça! Vous pourriez crĂ©er une FAQ dans votre « chatbot« . FAQ signifie Frequently Asked Questions ou en français, « questions posĂ©es frĂ©quemment ».

Combien de temps prennent les travaux? Est-ce que vos estimations sont gratuites? Est-ce que les travaux sont garantis? Toutes ses questions peuvent être répondues automatiquement à votre prospect directement sur votre page Facebook!

Automatiser les promotions et le contenu

L’outil Manychat permet de « broadcaster » des messages automatisĂ©s directement dans Messenger, comme une infolettre le fait avec les courriels. La grosse diffĂ©rence? Le taux d’ouverture est de 2 Ă  3 fois plus Ă©levĂ© avec les chatbots!

Marketing automation

Pour que ça marche bien, il faut segmenter son auditoire. Qu’est-ce que ça veut dire? Dans le message plus haut, vous pouvez voir que notre « broadcast » a Ă©tĂ© envoyĂ© Ă  uniquement 22 personnes, pourquoi?

Parce que dans mon audience, j’ai 22 personnes qui m’ont mentionnĂ© vouloir ĂŞtre avisĂ©es si j’avais des promotions sur des CRM ou des outils SAAS.

Comme nous sommes Pipedrive Partner, et que cela veut dire que nous pouvons offrir des promotions Ă  notre audience et nos clients, nous l’avons fait pour ces 22 personnes uniquement.

#2 – Automatiser la conversion prospects → clients

L’une des meilleures automatisations Ă  mettre en place rapidement est dĂ©finitivement le « lead nurturing ». Cette automatisation consiste Ă  « nourrir » les prospects de contenu pertinent avec l’objectif de les convertir en client.

Cette automatisation pourrait être cruciale dans vos stratégies marketing en 2019. 40 à 60% de vos leads qualifiés ne sont pas prêts au moment où ils font leur première demande de renseignements auprès de votre entreprise.

En gĂ©nĂ©ral, 75% de vos prospects seront prĂŞts Ă  l’achat dans les 12 Ă  18 mois suivant la première demande de renseignements,ce qui fait beaucoup de sens. Les achats « B2B » ont, en gĂ©nĂ©ral, un plus long processus de prise de dĂ©cision… et si vous devenez invisible après le premier contact avec votre client, vous allez finir dans les limbes!

Chez Made by Huddy, nous utilisons l’outil Autopilot pour automatiser notre lead nurturing et notre marketing. La pratique se nomme le marketing automation ou Martech, pour Marketing & Technologies.

Marketing automation

Dans cet exemple, lorsqu’un client remplit un formulaire sur Facebook, nous lui envoyons un courriel.

En mĂŞme temps, la flèche qui pointe vers le bas veut dire que l’on va crĂ©er une offre dans notre CRM + une tâche de contacter le prospect.

Ensuite, nous attendons 3 jours et invitons le prospect Ă  s’inscrire Ă  notre chatbot et Ă  notre infolettre. Si le prospect ouvre le courriel, nous donnons un score au prospect et nous l’ajoutons Ă  une certaine audience sur Facebook.

Nous allons par la suite recibler le prospect avec de la publicitĂ© sur Facebook et, s’il s’est inscrit au chatbot ou Ă  l’infolettre, il recevra ensuite du contenu via ces deux canaux.

#3 – Automatiser sa facturation

Est-ce que vous faites toujours vos factures à la main? À moins que vous ayez une entreprise très complexe qui demande une facturation très particulière, vous ne devriez plus avoir à faire vos factures individuellement!

99% des outils numĂ©riques de facturation (Freshbooks, Quickbooks, Wave, Harvest) peuvent gĂ©nĂ©rer automatiquement des factures grâce aux informations qui sont dans votre CRM! Il est ensuite possible d’envoyer des suivis Ă  chaque pĂ©riode dĂ©terminĂ©e si les factures ne sont pas payĂ©es.

C’est une Ă©conomie de temps de minimum 15 minutes par facture. Vous envoyez 10 factures par semaine? Avec cette mĂ©thode, vous allez sauver 2,5 heures par semaine ou 130 heures par annĂ©e. Tout dĂ©pendant du coĂ»t de la personne en charge de la facturation, on parle d’une Ă©conomie annuelle d’environ 2600$ par annĂ©e en plus du risque d’erreurs grandement diminuĂ©.

Cette automatisation est possible grâce Ă  l’outil Zapier ou encore, Ă  certaines occasions, les logiciels de facturation vont s’intĂ©grer directement avec votre CRM, comme Pipedrive et Paycove par exemple.

Comme un CRM nous permet de centraliser les informations toutes au même endroit, il est facile de connaitre le cheminement complet de notre client, de la prospection à la facturation et de connaitre leurs délais de paiement habituels.

Marketing automation

#4 – Automatiser le pont entre les ventes et les opĂ©rations

Le plus gros dĂ©fi quand vient le temps d’automatiser son entreprise est dĂ©finitivement celui d’automatiser le pont entre les ventes et les opĂ©rations. Cependant, cela reste l’une des meilleures automatisations Ă  mettre en place.

Lorsque vous aurez rĂ©ussi Ă  crĂ©er le pont entre les ventes et les automatisations, votre entreprise va devenir extrĂŞmement efficace. Étant donnĂ© que cela peut ĂŞtre complexe ou difficile Ă  visualiser selon votre domaine, voici deux scĂ©narios d’automatisation en fonction du type d’entreprise.

Automatiser les opĂ©rations d’une entreprise de construction

Nous avons automatisĂ© la transition entre les ventes et les opĂ©rations pour 3 types d’entreprises de la construction :

  • Une entreprise de toiture
  • Une entreprise d’isolation
  • Une entreprise d’entrepreneurs gĂ©nĂ©raux

Les automatisations se déclenchent lorsque le contrat ou le bon de commande est « signé ».

Marketing automation

Étape 1 : les déclencheurs

Lorsque le contrat est signé, le bon de commande est envoyé automatiquement aux fournisseurs de matériaux de construction pour réserver le matériel.

Un courriel est envoyĂ© au client pour l’aviser que son chantier est en traitement et qu’il recevra un courriel 3 jours avant la date prĂ©vue des travaux.

Le projet est créé dans le CRM et/ou le logiciel de gestion de projet. Le projet est ajouté automatiquement au calendrier et le contremaitre assigné reçoit une notification.

Étape 2 : la préparation du projet

Des tâches sont créées et assignées automatiquement aux bonnes personnes, comme celle du « kick-off » par exemple. (Le kickoff est le meeting pré-chantier ou projet deux semaines avant les travaux.)

La tâche de valider le bon de commande pour le matĂ©riel est aussi assignĂ©e au contremaitre pour s’assurer que les matĂ©riaux en inventaire soient suffisants et/ou utilisĂ©s.

Aussi, la tâche de valider les sous-traitants est validée par le contremaitre.

Ces tâches sont soit dans le CRM soit dans le gestionnaire de projet. Pour les entreprises de toitures, comme le processus est souvent plus simple que pour une entreprise d’entrepreneurs gĂ©nĂ©raux, l’outil utilisĂ© pour les automatisations est uniquement le CRM.

Étape 3 : la documentation du projet

La veille des travaux, un courriel est automatiquement envoyĂ© aux fournisseurs des travaux pour valider le bon de commande et l’heure de la livraison. Il est aussi possible de crĂ©er une tâche automatisĂ©e, celle de valider le bon de commande envoyĂ© aux fournisseurs.

Le client reçoit un courriel 3 jours avant le début des travaux.

Ensuite, le contremaitre documente tout directement dans le CRM. S’il y a des extras par exemple, il est possible d’y ajouter des photos, d’Ă©crire des notes, de faire signer le client Ă©lectroniquement et mĂŞme de crĂ©er par la suite une facture automatique.

100% des informations se retrouvent ainsi Ă  la mĂŞme place, ce qui en fait une très bonne raison d’ĂŞtre l’une des meilleures automatisations Ă  mettre en place dans son entreprise.

Automatiser une entreprise de services

Le meilleur exemple que je peux vous donner est le nĂ´tre. Comme nous utilisons un logiciel CRM ainsi qu’un logiciel de gestion de projet, je peux facilement vous dĂ©montrer le type de pont complexe que nous pouvons automatiser.

Lorsque nous signons un mandat, comme dans le scĂ©nario prĂ©cĂ©dent, il y a une sĂ©rie d’actions et de tâches qui se crĂ©ent dans notre CRM… mais aussi dans notre logiciel de gestion. Voici la principale diffĂ©rence :

Puisque nos projets d’automatisation et de CRM ont sensiblement toujours la mĂŞme structure, nous avons des gabarits pour ces projets. Ces gabarits sont gĂ©nĂ©rĂ©s automatiquement Ă  la signature du mandat et assignĂ©s aux bonnes personnes.

Marketing automation

Étant donnĂ© que notre logiciel de gestion est aussi en SAAS et qu’il est synchronisĂ© avec nos agendas, nous pouvons voir en temps rĂ©Ă©l les tâches que nous avons Ă  faire aujourd’hui, demain, la semaine prochaine, etc.

De cette manière, si jamais nous voyons qu’un membre de notre Ă©quipe est surchargĂ© dans le futur, nous pouvons acheminer les tâches aux autres membres de l’Ă©quipe.

Commencer par les meilleures automatisations – Risk VS Rewards

Le plus important lorsque vous dĂ©cidez d’implanter les meilleures automatisations est de commencer par celles qui vont vous offrir le plus de bĂ©nĂ©fices et qui prendront le moins d’effort Ă  mettre en place.

Demandez-moi de l’aide pour Ă©tablir une liste d’automatisation en ordre de prioritĂ© en utilisant notre page Facebook ou mon courriel: carl@huddy.ca!

A+

C.

Photo de Carl Durocher, Marketeur et expert en automatisations

Carl Durocher – Mon profil LinkedIN​

(Un scientifique au service des entrepreneurs)

Martech et Marketing